东莞出口设备到河内（越南），出口商需要完成一系列的文件手续和报关流程。以下是详细步骤和所需文件：

一、前期准备

签订出口合同：与越南进口商签订详细的出口合同，明确货物名称、规格、数量、价格、交货方式、付款方式等关键信息。合同是后续报关和监管的重要依据，必须真实、准确、完整。

准备资质证明：出口商需提供营业执照、企业生产许可证等资质证明，以证明其合法经营资格。对于部分国家和地区，可能还需提供其他特定的资质证明文件。

二、整理设备信息

设备详细信息：整理每一台机械设备的详细信息，包括尺寸、重量、数量、年份、品牌、型号等。这些信息将用于后续的报关和清关手续。

特殊单证：对于旧机电设备，还需准备一些特殊单证，如设备的检验报告、维修记录、保养证明等，以证明设备处于良好状态，符合出口标准。

三、获取相关证书

质量认证证书：证明设备符合出口国的质量标准和要求。

环保认证证书：如果设备涉及环保要求，还需提供环保认证证书。

四、商业单证

出口发票：详细列明货物的品名、规格、数量、单价和总价等信息。

装箱单：详细描述每个包装箱内货物的数量和规格。

提单：由运输出具，证明货物已装船并准备运往目的港。

五、报关流程

提交报关申请：出口商需通过海运代理公司或自行向东莞海关提交报关申请，并提交相关文件和资料，如合同、发票、装箱单、商检证书等。

海关审核：海关将对申请进行审核，并根据需要提供进一步的信息或材料。

缴纳税费：根据海关的审核结果，企业需要缴纳相应的税费，包括关税、增值税等。海运代理公司会协助完成税费的缴纳工作。

货物查验：海关会对货物进行查验，以确保货物符合出口规定。查验的内容包括货物的数量、品质、规格等信息是否与申报一致。如果货物没有问题，海关将放行并出具相应的证明文件。如果货物需要进一步检查或处理，出口商需配合海关完成相关手续。

六、后续流程

出口放行：海关查验无误后，会为旧设备办理出口放行手续。此时，出口商可以安排货物的装箱和运输。

进口清关：货物到达越南河内后，进口商需按照越南的清关流程进行申报和缴税。这通常包括提交进口报关单、缴纳进口税、提交相关单证等步骤。

货物配送：在清关完成后，进口商可以安排货物的配送和送达工作。

东莞出口设备到河内需要完成的文件手续和报关流程相对复杂，需要出口商提前做好准备和规划。同时，由于海关政策和要求可能会随时调整，建议在发货前咨询专业的报关代理或物流公司以获取最新的信息和指导。